DJOEZZ

NOTULEN 32 ste  JAARLIJKSE ALGEMENE LEDENVERGADERING T.V. ILPENDAM 

Datum: 15 februari 2010 in het clubhuis van de Tennisvereniging.
___________________________________________________________________________ 

1. Opening

Voorzitter Pieter Paul Verheggen opent om 20.15 uur de vergadering en heet een ieder van harte welkom. Er is grote opkomst, Pieter Paul vermoedt dat dit komt doordat de leden benieuwd zijn naar de vernieuwde website.

Aan het eind van de vergadering zal de websitemaker Martin Kerkhoven een presentatie hierover geven. Pieter Paul memoreert dat het huidige clubblad de laatste fysieke Djoezz is. We gaan vanaf nu over tot een digitale Djoezz. 
De vergadering wordt bijgewoond door de leden: Edwin Swart, Carla de Wit, Femke Kramer, Hetty in het Veld, Dirk de Goede, Martin Kerkhoven, Remco de Groote, Daniel Braber, Maarten Hogt, Edwin de Hoogen, Wesley de Hoogen, Tom Kramer, Ko Lattmann, Kees den Heijer, Jan Steevers, Dicky Zeegers, Henk Giliam, Frank den Blijker, Jan de With, Ruud Bosman, Nel Nieuwenkamp, Dirk Nieuwenkamp, Vera Klumper, Wilma Hoogervorst, Henri Wals, Marieke Nieuwenkamp, Theo Reijnders en Het bestuur: Pieter Paul Verheggen (voorzitter), Ludo van Leeuwen ( penningmeester), Paulien de Hoogen (secretaris), Rien de Louw (voorzitter T.C.) en René in het Veld ( accommodatie comm.)

2.  Ingekomen stukken en mededelingen.

Bericht van verhindering ontvangen via e-mail van:  

Peter Roeleveld

3.  Notulen van de ledenvergadering dd. 2 maart 2009

De notulen worden goedgekeurd.

4.  Jaarverslag secretaris/ledenadministratie.
Paulien neemt het verslag kort even door.
Het bestuur is uitgedund van zes naar vijf personen. Peter Roeleveld heeft plaats genomen in de T.C.
Ze staat even stil bij het overlijden van Ruud Serlui en Ruud Geenen. Bij het afscheid van met name Ruud Geenen waren veel jeugd- en seniorleden aanwezig, dit werd door Irene Geenen zeer gewaardeerd.
Ons oudste “lid van verdienste” Coos Berkhof heeft op 26 oktober 2009 afscheid genomen van de club. Na ± 33 jaar tennisplezier heeft hij zijn racket aan de wilgen gehangen.
Het jaarverslag 2009.  Na de verwerking van de afgemelde  en nieuwe leden zijn we gegroeid met 6 leden.

5.  Jaarverslag Technische Comm./ Jeugdcomm./Evenementen. 

De voorzitter Rien de Louw meldt dat de T.C. uitgebreid is met twee personen. Peter Roeleveld is vanuit het hoofdbestuur gekomen en Remco de Groote is weer terug van weggeweest.
Rien vindt dat er een bijzonder actieve T.C. is, die heel veel evenementen en toernooien organiseert. Voor komend seizoen staat de evenementen- en toernooikalender boordevol. 

6.  Jaarverslag Accommodatie Commissie/Baancommissie. 

René  is blij met de grote groep vrijwilligers. Door deze vrijwilligers is het mogelijk veel onderhoud in eigen beheer uit te voeren. Er zijn afgelopen seizoen technische problemen geweest met de sproeiinstallatie. Eind maart/begin april wordt er groot onderhoud gepleegd door Oranjewoud aan de banen 1 en 2. Deze banen zijn dan drie dagen niet te gebruiken.
René hoopt dat hij komend seizoen weer een beroep kan doen op de vrijwilligers, om de kosten te drukken. 
Edwin de Hoogen meldt dat het hekwerk bij baan 3 door de storm ontzet is. Hij vraagt of dit verzekeringwerk is. Helaas dekt de verzekering geen stormschade.

7.  Jaarverslag Sponsorcommissie & PR.

Er is geen verslag van de Sponsorcommissie & PR wegens het ontbreken van deze commissie. We zijn nog steeds op zoek naar een geschikte kandidaat voor deze vacature.
Pieter Paul kan wel melden dat twee leden, Anneke Kooij en Mildred Zomerdijk, de PR activiteiten willen gaan ontplooien. Ze hebben een sponsorplan gemaakt en zullen dit seizoen de sponsors benaderen. Ze denken aan het aanbieden van sponsorpakketten. Ook hebben we ons ingeschreven voor de DEEN-sponsoractie.

8.  Financieel verslag

Ludo neemt de belangrijkste punten van het financiële verslag door.

a)  toelichting exploitatie overzicht

Het exploitatieoverzicht laat zien dat we in totaliteit € 31.286 aan inkomsten hebben en € 31.243 aan uitgaven ofwel er is dus per saldo € 43 meer ontvangen dan betaald in het seizoen 2009. Lagere inkomsten dan begroting voor advertenties/sponsoring en kantine gecompenseerd door meer nieuwe leden en een sponsoring van Shell.

b)   balans

De vaste activa zijn hetzelfde gebleven. Er hebben de gebruikelijke aflossingen aan obligatiehouders en hypotheek plaatsgevonden. Er heeft een extra aflossing plaatsgevonden van de hypotheek schuld.

c)  begroting

Er is een sluitende begroting voor 2010 opgesteld, deze wijkt niet veel af van de voorgaande begrotingen. Er is wel een extra aflossing van de hypotheek schuld voorzien.
Maarten Hogt vraagt Ludo waarom er € 500, - op de begroting staat voor kosten van het clubblad terwijl het gedigitaliseerd wordt. Ludo antwoordt dat er misschien nog enkele papieren clubbladen/nieuwsbrieven gedrukt moeten worden en heeft daarom het bedrag gereserveerd.
Tom Kramer vindt de NUONkosten vrij hoog. Ludo antwoordt dat het niet veel verschilt per aanbieder maar zal het nog een keer onderzoeken. Edwin de Hoogen merkt op dat de club leden wil gaan werven uit financieel oogpunt. Ze moeten een goede mix vinden tussen het werven van jeugd en senioren. De jeugd is voor de toekomst en senioren voor een gezonde financiële vereniging.

d)  kascommissie   

De kascontrolecommissie, bestaande uit Martin Kerkhoven en Theo Reijnders, heeft op 19 januari 2010 de boeken gecontroleerd en in orde bevonden. Martin zegt dat de penningmeester hier gigantisch veel werk voor heeft verricht. Spontaan applaus volgt.
Martin leest de verklaring voor dat de kascontrolecommissie de vergadering adviseert het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde beleid. Martin heeft er twee jaar opzitten en is niet herkiesbaar. Tom Kramer meldt zich aan. De nieuwe kascommissie zal bestaan uit Tom Kramer en Theo Reijnders

9.  Rondvraag.

Martin Kerkhoven vraagt hoe het verder gaat met het actieplan om nieuwe leden te werven. Pieter Paul antwoordt dat het vanwege het ontbreken van de sponsor & PR commissie nog niet is uitgevoerd. Anneke Kooij en Mildred Zomerdijk gaan komend seizoen zich hiervoor inzetten.

Dicky Zeegers geeft de tip om op website www.sportstroom.nl te gaan kijken.

Frank den Blijker vraagt in het kader van de toekomstige brede school misschien meer samengewerkt kan worden met de tennisvereniging. Pieter Paul is hierover al benaderd door de ouderraad. Bijvoorbeeld tennislessen integreren in de sportlessen.

Frank vraagt ook of het mogelijk is de contributie per automatische incasso te voldoen. Ludo antwoordt dat hier kosten voor de vereniging aan zijn verbonden en als er niet genoeg saldo op de rekening staat het incasso niet uitgevoerd wordt, wat weer extra werkzaamheden met zich meebrengt.

Paulien de Hoogen meldt dat de tennispasjes uitgereikt worden op het openingstoernooi.

Pieter Paul licht nog even de voordelen toe waarom we overstappen naar een digitale Djoezz.

a) alle leden zijn tegenwoordig digitaal bereikbaar, de berichtgeving gaat daardoor sneller.
b) de site moet een platform worden waar alle actuele informatie op komt te staan.
c) er zal in het begin ter inzage een paar papieren Djoezz in kantine komen te liggen.  

10.  Sluiting.

Pieter Paul bedankt iedereen voor zijn /haar komst en sluit om 20.50 uur de vergadering. Pieter Paul stelt voor een korte pauze te houden en dan de presentatie van Martin te starten.

  

Nieuwe websitepresentatie door Martin Kerkhoven

Martin laat de aanwezige leden via de banner de nieuwe website zien. De website oogt fris en duidelijk. Het grote voordeel van de nieuwe site is dat het door het bestuur en de commissies direct van informatie kan worden voorzien. Voorheen was Martin de enige persoon die toegang tot de site had. Het rooster van de bardienst wordt up to date gepubliceerd. Als er een verandering op de website plaatsvindt  krijgen de leden hierover een e-mail.

Alle inschrijfformulieren zijn van de site te downloaden

De secretaris: 
Paulien de Hoogen. 
Opgemaakt februari 2010